近日,《長(zhǎng)垣市城市建設(shè)檔案管理辦法》(以下簡(jiǎn)稱《辦法》)已正式發(fā)布,旨在系統(tǒng)性地規(guī)范和加強(qiáng)我市城市建設(shè)檔案管理工作。為使社會(huì)各界準(zhǔn)確理解《辦法》內(nèi)容和精神,現(xiàn)就其主要內(nèi)容和亮點(diǎn)解讀如下:
一、出臺(tái)背景和依據(jù)
隨著我市城市建設(shè)快速發(fā)展,項(xiàng)目數(shù)量增多、規(guī)模擴(kuò)大,城建檔案作為城市的“記憶庫(kù)”和“數(shù)據(jù)庫(kù)”,其管理面臨新挑戰(zhàn)。為規(guī)范檔案管理、保障檔案安全、挖掘檔案價(jià)值,依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》《河南省城市建設(shè)檔案管理辦法》等法律法規(guī),結(jié)合本市實(shí)際,制定本辦法。
二、《辦法》的核心內(nèi)容
1.城市建設(shè)檔案的定義
城建檔案包括城市規(guī)劃、建設(shè)及管理過(guò)程中形成的各類載體文件(如文字、圖紙、聲像等),既含紙質(zhì)檔案,也含電子檔案。電子檔案還包含元數(shù)據(jù)(描述文件內(nèi)容、背景等信息的數(shù)據(jù)),確保檔案完整可追溯。
2.明確管理原則與職責(zé)
管理原則:實(shí)行“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理、集中保存、分段負(fù)責(zé)”,確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)與安全。
各方責(zé)任:明確了市住建局作為主管部門的統(tǒng)籌監(jiān)管職責(zé)、市城建檔案館的具體管理職責(zé),各行業(yè)管理部門的行業(yè)監(jiān)督指導(dǎo)職責(zé),重點(diǎn)強(qiáng)化建設(shè)單位對(duì)工程檔案歸檔移交的主體責(zé)任,以及勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等參建單位的相應(yīng)責(zé)任,按照“誰(shuí)形成、誰(shuí)負(fù)責(zé),誰(shuí)移交、誰(shuí)負(fù)責(zé)”原則,落實(shí)建設(shè)工程檔案歸檔、移交工作職責(zé),形成“主管部門統(tǒng)籌 + 管理機(jī)構(gòu)執(zhí)行 + 行業(yè)部門監(jiān)督指導(dǎo)?+?建設(shè)單位牽頭 + 參建單位配合”的協(xié)同管理架構(gòu),凝聚齊抓共管的合力。
3.拓展檔案收集范圍
除常規(guī)工程項(xiàng)目檔案外,《辦法》還將城市更新、地下管線、歷史文化遺產(chǎn)、產(chǎn)業(yè)發(fā)展及社會(huì)征集的有價(jià)值資料納入收集范圍,更全面地保存城市記憶。
4.突出電子檔案管理
全程管理:電子檔案管理遵循全程管理原則,嚴(yán)格落實(shí)真實(shí)性、完整性、可用性、安全性(“四性”)?保障要求。
雙套制歸檔:要求建設(shè)單位同步形成、整理和移交紙質(zhì)與電子檔案,確保電子檔案格式合規(guī)、長(zhǎng)期可用。
l安全備份:實(shí)行電子檔案?“三套備份”?制度(在線、本地離線、異地離線),并對(duì)重要檔案進(jìn)行異地容災(zāi)備份。
5.規(guī)范業(yè)務(wù)流程
辦法明確了 '全程規(guī)范 + 精準(zhǔn)服務(wù)' 的報(bào)送接收流程,按 “前期對(duì)接→同步整理→提交申請(qǐng)→審核移交” 四步走,全程有明確指引:
| 步驟
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具體操作
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時(shí)間節(jié)點(diǎn)
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關(guān)鍵要求
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| 1. 前期對(duì)接
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建設(shè)單位在申領(lǐng)《建筑工程施工許可證》時(shí),應(yīng)同步領(lǐng)取由城建檔案管理機(jī)構(gòu)統(tǒng)一制作的《建設(shè)工程檔案報(bào)送責(zé)任書》。
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施工前
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提前問(wèn)清歸檔要求,避免后期返工;檔案管理機(jī)構(gòu)提供業(yè)務(wù)指導(dǎo)和技術(shù)咨詢服務(wù)
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| 2. 同步整理
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建設(shè)、施工、設(shè)計(jì)、監(jiān)理等單位,在工程推進(jìn)過(guò)程中,同步收集整理檔案(比如施工記錄、圖紙修改稿、驗(yàn)收資料等)。
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工程全過(guò)程(與施工同步)
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誰(shuí)形成的材料誰(shuí)負(fù)責(zé)整理,確保真實(shí)、完整,簽字蓋章手續(xù)齊全
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| 3. 提交申請(qǐng)
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工程竣工驗(yàn)收前,建設(shè)單位向檔案管理機(jī)構(gòu)申請(qǐng)對(duì)工程檔案進(jìn)行預(yù)驗(yàn)收,預(yù)驗(yàn)收合格后,才可以組織工程竣工驗(yàn)收。在工程竣工驗(yàn)收備案前向檔案管理機(jī)構(gòu)提交移交申請(qǐng),附上全套檔案材料。
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①竣工驗(yàn)收前
②竣工驗(yàn)收備案前
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可選擇兩種方式:① 一次性移交(適合小型工程);
② 分階段移交(適合周期長(zhǎng)、線上歸檔的工程)
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| 4. 審核移交
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檔案管理機(jī)構(gòu)核對(duì)材料,符合要求的出具《建設(shè)工程檔案接收和移交證明書》;不符合的一次性告知整改。
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限期整改
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拿到證明書才算完成移交,這是后續(xù)工程備案、房屋確權(quán)的重要依據(jù)
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6.強(qiáng)化監(jiān)督與法律責(zé)任
對(duì)未按規(guī)定歸檔、移交檔案的單位,將責(zé)令整改并依法處罰。
將違規(guī)行為納入信用管理體系,實(shí)施聯(lián)合懲戒,增強(qiáng)了《辦法》的約束力。
三、《辦法》實(shí)施亮點(diǎn)
1.推動(dòng)數(shù)字轉(zhuǎn)型:大力推進(jìn)電子檔案管理和傳統(tǒng)檔案數(shù)字化,鼓勵(lì)與BIM(建筑信息模型)、CIM(城市信息模型)等先進(jìn)技術(shù)融合,提升管理現(xiàn)代化水平。
2.強(qiáng)化安全保障:通過(guò)“三套備份”制度(在線、本地離線、異地離線)和電子檔案“四性”(真實(shí)性、完整性、可用性、安全性)管理,確保檔案長(zhǎng)期可追溯、防篡改、防丟失。
四、群眾和企業(yè)關(guān)注的要點(diǎn)
1.如何查閱利用檔案?
城建檔案管理機(jī)構(gòu)將編制開放目錄,簡(jiǎn)化查閱程序,在確保信息安全與保密的前提下,推進(jìn)檔案信息資源共享與開放,既為社會(huì)公眾提供便捷的檔案利用服務(wù),也讓檔案更好地服務(wù)于政府決策與工程建設(shè)。
2.企業(yè)需注意的事項(xiàng)
及時(shí)完成檔案的整理和移交,避免因延誤影響工程竣工驗(yàn)收。
電子檔案需符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn),元數(shù)據(jù)齊全,格式規(guī)范。
重視檔案預(yù)驗(yàn)收,提前整改問(wèn)題,確保順利通過(guò)驗(yàn)收。
3.歡迎社會(huì)各界捐贈(zèng)檔案資料
鼓勵(lì)社會(huì)各界自愿捐贈(zèng)具有城市記憶價(jià)值的檔案資料(如老照片、老地圖、歷史文獻(xiàn)等),檔案管理機(jī)構(gòu)將對(duì)重要捐贈(zèng)予以表彰和感謝。
五、總結(jié)
《辦法》的出臺(tái),標(biāo)志著我市城建檔案管理工作進(jìn)入了更加規(guī)范化、系統(tǒng)化和數(shù)字化的新階段。通過(guò)厘清職責(zé)、嚴(yán)格流程、強(qiáng)化保障,《辦法》將有力推動(dòng)城建檔案工作提質(zhì)增效,為譜寫長(zhǎng)垣高質(zhì)量發(fā)展新篇章貢獻(xiàn)力量。
解讀單位:長(zhǎng)垣市住房和城鄉(xiāng)建設(shè)局
聯(lián)系方式:0373-8881350
相關(guān)鏈接:長(zhǎng)政〔2025〕1號(hào)長(zhǎng)垣市人民政府關(guān)于印發(fā)長(zhǎng)垣市城市建設(shè)檔案管理辦法的通知
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