各鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）人民政府、街道辦事處，市直有關(guān)部門：

《長垣市城市建設(shè)檔案管理辦法》已經(jīng)市政府第83次常務(wù)會議研究同意，現(xiàn)印發(fā)給你們，請結(jié)合實際，認真貫徹落實。

長垣市人民政府?

2025年9月22日

長垣市城市建設(shè)檔案管理辦法

第一章 ?總 ?則

第一條 ?目的依據(jù)。

為加強長垣市城市建設(shè)檔案管理，充分發(fā)揮城建檔案在城市建設(shè)、管理中的作用，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國建筑法》《建設(shè)工程質(zhì)量管理條例》《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》《河南省城市建設(shè)檔案管理辦法》及《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》等法律法規(guī)，結(jié)合本市實際，制定本辦法。

第二條 ?適用范圍。

本辦法適用于長垣市行政區(qū)域內(nèi)城市建設(shè)檔案的收集、整理、保管、利用等管理活動。

第三條 ?定義解釋。

本辦法所稱城市建設(shè)檔案（以下簡稱城建檔案），指在城市規(guī)劃、建設(shè)及其管理工作中形成的，對國家和社會具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體文件材料，包括紙質(zhì)檔案和電子檔案。

（一）電子檔案：在城市建設(shè)及其管理活動中形成，具有保存價值并歸檔保存的電子文件及其元數(shù)據(jù)，涵蓋內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息和管理過程數(shù)據(jù)。

（二）元數(shù)據(jù)：描述電子文件和電子檔案內(nèi)容、背景、結(jié)構(gòu)及其管理過程的數(shù)據(jù)，是電子檔案不可或缺的組成部分。

第四條 ?管理原則。

城建檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導、分級管理、集中保存、分段負責，確保檔案完整、準確、系統(tǒng)、安全及有效利用。電子檔案管理遵循全程管理原則，嚴格落實真實性、完整性、可用性、安全性“四性”保障要求，執(zhí)行數(shù)字化存儲規(guī)范。

第二章 ?管理機構(gòu)與職責

第五條 ?主管部門職責。

長垣市住房和城鄉(xiāng)建設(shè)局作為本市城建檔案工作主管部門，負責統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導，履行以下職責：

（一）貫徹落實城建檔案管理相關(guān)法律法規(guī)與方針政策，制定本市城建檔案管理規(guī)范性文件及發(fā)展規(guī)劃。

（二）統(tǒng)籌推進城建檔案信息化建設(shè)，制定電子檔案管理技術(shù)標準與規(guī)范。

（三）指導、監(jiān)督檢查本市城建檔案及電子檔案管理與利用全流程工作，確保電子檔案符合國家標準，并依法查處相關(guān)違規(guī)行為。

（四）法律、法規(guī)、規(guī)章規(guī)定的其他職責。

第六條 ?管理機構(gòu)職責。

長垣市城建檔案館（或城建檔案工作主管部門授權(quán)委托的城建檔案管理機構(gòu)）負責本市城建檔案收集、整理、保管和利用，并向社會提供優(yōu)質(zhì)的檔案技術(shù)咨詢、信息服務(wù)，業(yè)務(wù)受市檔案行政管理部門監(jiān)督指導，履行以下職責：

（一）接收、收集本市應歸檔的城建檔案及電子檔案，開展整理、分類、編目、保管、統(tǒng)計等工作；負責電子檔案的采集、存儲、備份、數(shù)字化加工，構(gòu)建管理信息系統(tǒng)，進行 “四性” 檢測，實施格式轉(zhuǎn)換、遷移和異地備份，保障各類檔案安全。

（二）開發(fā)城建檔案及電子檔案信息資源，推進城建檔案信息化，開展數(shù)字化工作，建立完善檔案信息管理系統(tǒng)，為城市建設(shè)、管理及社會公眾提供服務(wù)。

（三）對本市城建檔案工作進行技術(shù)業(yè)務(wù)指導，參與建設(shè)工程檔案預驗收和竣工驗收。

（四）履行法律、法規(guī)和規(guī)章規(guī)定的其他職責。

第七條 ?建設(shè)單位職責。

建設(shè)單位在城市建設(shè)活動中應健全檔案管理制度，組織協(xié)調(diào)勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位開展工程文件形成、積累和立卷歸檔工作，按照“誰形成、誰負責，誰移交、誰負責”原則，落實建設(shè)工程檔案歸檔、移交工作職責，按規(guī)定向城建檔案管理機構(gòu)移交工程檔案，具體職責如下：

（一）組織各參建單位同步開展紙質(zhì)與電子文件形成工作，建立全流程管控機制，確保工程建設(shè)各階段文件雙套制同步形成、同步歸檔。

（二）依標準規(guī)范整理、審核工程電子檔案，按規(guī)定格式和標準移交，核查元數(shù)據(jù)完整性，保證電子檔案格式合規(guī)、長期可用。

（三）按規(guī)定向城建檔案管理機構(gòu)移交紙質(zhì)檔案及符合要求的電子檔案，履行移交責任。

第八條 ?行業(yè)管理部門及其他單位職責。

各行業(yè)管理部門在其職責范圍內(nèi)，負責監(jiān)督、指導本行業(yè)、本系統(tǒng)所屬單位依法開展城建檔案的形成、積累、整理、歸檔、移交工作。

勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位按規(guī)定，負責本單位工程建設(shè)過程中工程文件收集、整理和歸檔，并及時向建設(shè)單位移交（含電子文件）。

第三章 ?檔案的收集與整理

第九條 ?收集范圍與意義。

城建檔案管理機構(gòu)接收和收集檔案范圍包括：

（一）城市建設(shè)工程檔案：工業(yè)、民用建筑工程，市政基礎(chǔ)設(shè)施工程，城市更新項目，以及城市防洪、抗震、人防等應急工程建設(shè)項目從立項到竣工驗收全過程形成的文件材料。同步接收項目各環(huán)節(jié)形成的電子文件，包括工程設(shè)計圖紙、施工記錄、驗收報告等對應的電子文本、圖像、BIM 模型等格式文件，以及相關(guān)元數(shù)據(jù)、存儲載體、讀取軟件和技術(shù)文檔。

（二）城市建設(shè)管理檔案：城市建設(shè)管理部門在城市建設(shè)管理活動中形成的具有保存價值的文件材料，包含管理過程中產(chǎn)生的各類電子文件及其元數(shù)據(jù)、存儲載體與技術(shù)文檔。

（三）城市建設(shè)聲像檔案：反映城市建設(shè)面貌、重大建設(shè)活動、重要建設(shè)工程等的照片、錄像、錄音等聲像材料，以及數(shù)字化處理后的電子聲像文件、對應元數(shù)據(jù)和存儲介質(zhì)信息。

（四）產(chǎn)業(yè)發(fā)展類檔案：建筑、防腐產(chǎn)業(yè)類項目在發(fā)展過程中形成的具有保存意義的檔案資料，如產(chǎn)業(yè)規(guī)劃文件、技術(shù)革新記錄、重大項目建設(shè)歷程、行業(yè)發(fā)展數(shù)據(jù)等，以及相關(guān)的電子文件與技術(shù)文檔。

（五）歷史文脈與文化遺產(chǎn)檔案：涉及承載城市歷史記憶、蘊含文化價值及關(guān)乎文化傳承的各類建設(shè)檔案，包括歷史建筑保護的修繕檔案、反映城市發(fā)展的歷史照片、老城區(qū)改造及街巷布局相關(guān)檔案、傳統(tǒng)村落歷史建筑保護建設(shè)檔案，以及面向社會公開征集的具有本市歷史記憶和文化價值的老照片、老物件、老地圖等資料。

（六）其他應當歸檔的城建檔案：涵蓋上述未明確但符合城建檔案歸檔要求的各類紙質(zhì)及電子檔案。其中，涉及城市建設(shè)管理、重大決策、公共安全、民生保障等關(guān)鍵領(lǐng)域的檔案為必須收集的范疇，相關(guān)單位和個人需按規(guī)定時限報送；同時鼓勵社會各界自愿貢獻具有城市記憶價值的各類零散檔案資料，包括私人收藏的歷史文獻、家族建設(shè)相關(guān)記錄等，城建檔案管理機構(gòu)將對自愿報送者給予適當表彰。

城市建設(shè)檔案的重要意義：

城市建設(shè)檔案是城市的“記憶庫”和“數(shù)據(jù)庫”，其保存意義早已超越單純的“記錄”功能，滲透到城市規(guī)劃、安全保障、文化傳承、治理升級等各個領(lǐng)域。它既是過往建設(shè)的“腳印”，也是未來發(fā)展的“指南針”，對實現(xiàn)城市可持續(xù)發(fā)展、提升居民生活質(zhì)量具有基礎(chǔ)性、戰(zhàn)略性作用。

第十條 ?收集要求。

（一）城鄉(xiāng)建設(shè)主管部門在辦理建設(shè)工程質(zhì)量安全監(jiān)督手續(xù)及核發(fā)建筑工程施工許可證時，應當向建設(shè)單位送達由城建檔案管理機構(gòu)統(tǒng)一制作的《移交建設(shè)工程檔案告知承諾書》，明確建設(shè)工程檔案移交義務(wù)、操作規(guī)范以及相關(guān)業(yè)務(wù)咨詢對象，協(xié)助做好建設(shè)工程檔案收集工作。

（二）建設(shè)工程檔案應當按照國家有關(guān)規(guī)定進行整理，做到分類科學、組卷合理、編目準確、裝訂規(guī)范。工程竣工圖應當與工程實際情況相符，加蓋竣工圖章，并由施工單位技術(shù)負責人審核簽字。

（三）列入城建檔案接收范圍的建設(shè)工程，建設(shè)單位在組織竣工驗收前，應當提請城建檔案管理機構(gòu)對工程檔案進行預驗收。預驗收不合格的，建設(shè)單位應當按照要求整改，重新申請預驗收。預驗收合格后，由城建檔案管理機構(gòu)出具工程檔案認可文件。建設(shè)單位在取得工程檔案認可文件后，方可組織工程竣工驗收。 ???????????

第十一條 ?整理標準。

城建檔案整理應符合國家及地方相關(guān)標準規(guī)范，確保檔案材料齊全完整、內(nèi)容真實準確。

第四章 ?檔案的報送與接收

第十二條 ?報送主體與時間。

（一）建設(shè)工程檔案移交應當在工程竣工驗收備案前一次性移交，對建設(shè)周期長或在線上歸檔的建設(shè)工程，可以分階段驗收，分階段移交。

（二）地下管線普查、補測成果檔案，應當在普查、補測工作結(jié)束后3個月內(nèi)，同時向城建檔案管理機構(gòu)報送紙質(zhì)檔案和電子檔案。

第十三條 ?報送要求。

（一）報送的城建檔案應當是原件，特殊情況下需要報送復印件的，應當注明原件存放處，并加蓋報送單位公章。

（二）報送的城建檔案應當符合國家和地方有關(guān)檔案整理的標準和規(guī)范，保證檔案的質(zhì)量。電子檔案須按國家電子檔案移交與接收標準規(guī)范進行組織，經(jīng)“四性”（真實性、完整性、可用性、安全性）檢測合格后，方可移交。

（三）建設(shè)單位向城建檔案管理機構(gòu)移交工程檔案時，應當同時提交工程檔案移交書，明確移交檔案的內(nèi)容、數(shù)量、時間等事項，并由雙方簽字蓋章確認。電子檔案，報送時還需額外提交《電子檔案移交清單》，詳細明確電子檔案的內(nèi)容、格式、數(shù)量、檢測結(jié)果等信息。

第十四條 ?接收程序。

（一）城建檔案管理機構(gòu)依法對報送驗收的工程檔案進行檢查、驗收，對符合要求的予以接收并出具憑證；對不符合接收要求的，告知整改內(nèi)容限期補充。接收電子檔案時，進行“四性”檢測，包括文件內(nèi)容原始性、元數(shù)據(jù)完整性、文件可用性和存儲安全性等。

（二）城建檔案管理機構(gòu)建立檔案接收登記制度，詳細記錄檔案信息。電子檔案檢測合格后出具《電子檔案接收憑證》，納入管理系統(tǒng)。

第五章 ?檔案的保管與保護

第十五條 ?保管制度。

城建檔案管理機構(gòu)應當建立健全檔案保管制度，加強檔案庫房管理，做好檔案的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防光、防塵、防污染等工作，確保檔案的安全。電子檔案保管要求如下：

（一）電子檔案應存儲在專用服務(wù)器或存儲設(shè)備中，嚴格設(shè)置訪問權(quán)限和操作日志，嚴禁擅自修改、刪除，保障電子檔案數(shù)據(jù)的原始性與安全性。

（二）實行電子檔案 “三套備份” 制度，即在線保存一套、本地離線存儲一套、異地離線存放一套，同時對備份介質(zhì)進行定期檢測和更新，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。

（三）針對重要電子檔案（如地下管線、歷史建筑檔案），必須進行異地容災備份，確保在遭遇災難等極端情況下數(shù)據(jù)能夠完整恢復，充分發(fā)揮電子檔案的價值與作用。

第十六條 ?檔案修復與搶救。

城建檔案管理機構(gòu)應當定期對檔案進行檢查，對破損、變質(zhì)的紙質(zhì)檔案及時進行修復和搶救。

第十七條 ?信息化安全管理。

城建檔案管理機構(gòu)應加強檔案信息化建設(shè)過程中的安全管理，通過采取有效的技術(shù)手段和管理措施，全面保障電子檔案在存儲、傳輸和使用環(huán)節(jié)的安全。

第六章 ?檔案的利用與服務(wù)

第十八條 ?利用制度。

城建檔案管理機構(gòu)應建立健全檔案利用管理制度，明確檔案利用范圍、程序及方式，為社會公眾提供便捷高效的檔案利用服務(wù)。

第十九條 ?開放檔案。

城建檔案管理機構(gòu)應依照國家相關(guān)規(guī)定，編制開放目錄，便于公眾查閱利用。電子檔案開放前全面核查內(nèi)容，徹底剔除敏感信息，確保開放內(nèi)容不損害國家利益、社會公共利益及他人合法權(quán)益。

第二十條 ?檔案技術(shù)咨詢與信息服務(wù)。

城建檔案管理機構(gòu)根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及政策文件，開展向社會提供技術(shù)咨詢和信息服務(wù)工作。

第七章 ?監(jiān)督檢查與法律責任

第二十一條 ?監(jiān)督管理。

長垣市住房和城鄉(xiāng)建設(shè)局應當加強對本市城建檔案工作的監(jiān)督管理，定期對城建檔案管理機構(gòu)、建設(shè)單位和其他有關(guān)單位的城建檔案工作進行檢查和指導，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題。

第二十二條 ?責任追究。

違反本辦法規(guī)定，有下列行為之一的，由長垣市住房和城鄉(xiāng)建設(shè)局責令限期改正；逾期未改正的，依照相關(guān)法律法規(guī)移交相關(guān)執(zhí)法部門予以處罰；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責任：

（一）建設(shè)單位違規(guī)行為

未組織工程檔案收集、整理、歸檔，或未按規(guī)定向城建檔案管理機構(gòu)移交工程檔案；

未按規(guī)定移交電子檔案或移交的電子檔案不符合要求。

（二）勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位違規(guī)行為

未按規(guī)定完成本單位工程文件的收集、整理和歸檔，或未及時向建設(shè)單位移交工程文件；

未按要求形成、移交電子文件。

（三）行業(yè)管理部門違規(guī)行為

有關(guān)部門及其工作人員有濫用職權(quán)、玩忽職守、徇私舞弊，造成檔案損失、泄露及其他違反城建檔案管理規(guī)定行為的，對其直接負責的主管人員和其他直接責任人員，依法給與處分；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責任。

第二十三條 ?信用管理。

對違反本辦法規(guī)定的單位和個人，依據(jù)《住房城鄉(xiāng)建設(shè)領(lǐng)域公共信用信息目錄（2024 版）》相關(guān)規(guī)定，將其不良行為信息納入信用管理體系，實施聯(lián)合懲戒。

第八章 ?附 ?則

第二十四條 ?施行日期。

本辦法自發(fā)布之日起施行。

第二十五條 ?解釋權(quán)。

本辦法由長垣市住房和城鄉(xiāng)建設(shè)局負責解釋。

相關(guān)鏈接：《長垣市城市建設(shè)檔案管理辦法》政策解讀

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