各鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）人民政府、街道辦事處，市直有關部門：

《長垣市城市建設檔案管理辦法》已經(jīng)市政府第83次常務會議研究同意，現(xiàn)印發(fā)給你們，請結合實際，認真貫徹落實。

長垣市人民政府?

2025年9月22日

長垣市城市建設檔案管理辦法

第一章 ?總 ?則

第一條 ?目的依據(jù)。

為加強長垣市城市建設檔案管理，充分發(fā)揮城建檔案在城市建設、管理中的作用，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國建筑法》《建設工程質(zhì)量管理條例》《城市建設檔案管理規(guī)定》《河南省城市建設檔案管理辦法》及《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》等法律法規(guī)，結合本市實際，制定本辦法。

第二條 ?適用范圍。

本辦法適用于長垣市行政區(qū)域內(nèi)城市建設檔案的收集、整理、保管、利用等管理活動。

第三條 ?定義解釋。

本辦法所稱城市建設檔案（以下簡稱城建檔案），指在城市規(guī)劃、建設及其管理工作中形成的，對國家和社會具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體文件材料，包括紙質(zhì)檔案和電子檔案。

（一）電子檔案：在城市建設及其管理活動中形成，具有保存價值并歸檔保存的電子文件及其元數(shù)據(jù)，涵蓋內(nèi)容、結構、背景信息和管理過程數(shù)據(jù)。

（二）元數(shù)據(jù)：描述電子文件和電子檔案內(nèi)容、背景、結構及其管理過程的數(shù)據(jù)，是電子檔案不可或缺的組成部分。

第四條 ?管理原則。

城建檔案工作實行統(tǒng)一領導、分級管理、集中保存、分段負責，確保檔案完整、準確、系統(tǒng)、安全及有效利用。電子檔案管理遵循全程管理原則，嚴格落實真實性、完整性、可用性、安全性“四性”保障要求，執(zhí)行數(shù)字化存儲規(guī)范。

第二章 ?管理機構與職責

第五條 ?主管部門職責。

長垣市住房和城鄉(xiāng)建設局作為本市城建檔案工作主管部門，負責統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導，履行以下職責：

（一）貫徹落實城建檔案管理相關法律法規(guī)與方針政策，制定本市城建檔案管理規(guī)范性文件及發(fā)展規(guī)劃。

（二）統(tǒng)籌推進城建檔案信息化建設，制定電子檔案管理技術標準與規(guī)范。

（三）指導、監(jiān)督檢查本市城建檔案及電子檔案管理與利用全流程工作，確保電子檔案符合國家標準，并依法查處相關違規(guī)行為。

（四）法律、法規(guī)、規(guī)章規(guī)定的其他職責。

第六條 ?管理機構職責。

長垣市城建檔案館（或城建檔案工作主管部門授權委托的城建檔案管理機構）負責本市城建檔案收集、整理、保管和利用，并向社會提供優(yōu)質(zhì)的檔案技術咨詢、信息服務，業(yè)務受市檔案行政管理部門監(jiān)督指導，履行以下職責：

（一）接收、收集本市應歸檔的城建檔案及電子檔案，開展整理、分類、編目、保管、統(tǒng)計等工作；負責電子檔案的采集、存儲、備份、數(shù)字化加工，構建管理信息系統(tǒng)，進行 “四性” 檢測，實施格式轉換、遷移和異地備份，保障各類檔案安全。

（二）開發(fā)城建檔案及電子檔案信息資源，推進城建檔案信息化，開展數(shù)字化工作，建立完善檔案信息管理系統(tǒng)，為城市建設、管理及社會公眾提供服務。

（三）對本市城建檔案工作進行技術業(yè)務指導，參與建設工程檔案預驗收和竣工驗收。

（四）履行法律、法規(guī)和規(guī)章規(guī)定的其他職責。

第七條 ?建設單位職責。

建設單位在城市建設活動中應健全檔案管理制度，組織協(xié)調(diào)勘察、設計、施工、監(jiān)理等單位開展工程文件形成、積累和立卷歸檔工作，按照“誰形成、誰負責，誰移交、誰負責”原則，落實建設工程檔案歸檔、移交工作職責，按規(guī)定向城建檔案管理機構移交工程檔案，具體職責如下：

（一）組織各參建單位同步開展紙質(zhì)與電子文件形成工作，建立全流程管控機制，確保工程建設各階段文件雙套制同步形成、同步歸檔。

（二）依標準規(guī)范整理、審核工程電子檔案，按規(guī)定格式和標準移交，核查元數(shù)據(jù)完整性，保證電子檔案格式合規(guī)、長期可用。

（三）按規(guī)定向城建檔案管理機構移交紙質(zhì)檔案及符合要求的電子檔案，履行移交責任。

第八條 ?行業(yè)管理部門及其他單位職責。

各行業(yè)管理部門在其職責范圍內(nèi)，負責監(jiān)督、指導本行業(yè)、本系統(tǒng)所屬單位依法開展城建檔案的形成、積累、整理、歸檔、移交工作。

勘察、設計、施工、監(jiān)理等單位按規(guī)定，負責本單位工程建設過程中工程文件收集、整理和歸檔，并及時向建設單位移交（含電子文件）。

第三章 ?檔案的收集與整理

第九條 ?收集范圍與意義。

城建檔案管理機構接收和收集檔案范圍包括：

（一）城市建設工程檔案：工業(yè)、民用建筑工程，市政基礎設施工程，城市更新項目，以及城市防洪、抗震、人防等應急工程建設項目從立項到竣工驗收全過程形成的文件材料。同步接收項目各環(huán)節(jié)形成的電子文件，包括工程設計圖紙、施工記錄、驗收報告等對應的電子文本、圖像、BIM 模型等格式文件，以及相關元數(shù)據(jù)、存儲載體、讀取軟件和技術文檔。

（二）城市建設管理檔案：城市建設管理部門在城市建設管理活動中形成的具有保存價值的文件材料，包含管理過程中產(chǎn)生的各類電子文件及其元數(shù)據(jù)、存儲載體與技術文檔。

（三）城市建設聲像檔案：反映城市建設面貌、重大建設活動、重要建設工程等的照片、錄像、錄音等聲像材料，以及數(shù)字化處理后的電子聲像文件、對應元數(shù)據(jù)和存儲介質(zhì)信息。

（四）產(chǎn)業(yè)發(fā)展類檔案：建筑、防腐產(chǎn)業(yè)類項目在發(fā)展過程中形成的具有保存意義的檔案資料，如產(chǎn)業(yè)規(guī)劃文件、技術革新記錄、重大項目建設歷程、行業(yè)發(fā)展數(shù)據(jù)等，以及相關的電子文件與技術文檔。

（五）歷史文脈與文化遺產(chǎn)檔案：涉及承載城市歷史記憶、蘊含文化價值及關乎文化傳承的各類建設檔案，包括歷史建筑保護的修繕檔案、反映城市發(fā)展的歷史照片、老城區(qū)改造及街巷布局相關檔案、傳統(tǒng)村落歷史建筑保護建設檔案，以及面向社會公開征集的具有本市歷史記憶和文化價值的老照片、老物件、老地圖等資料。

（六）其他應當歸檔的城建檔案：涵蓋上述未明確但符合城建檔案歸檔要求的各類紙質(zhì)及電子檔案。其中，涉及城市建設管理、重大決策、公共安全、民生保障等關鍵領域的檔案為必須收集的范疇，相關單位和個人需按規(guī)定時限報送；同時鼓勵社會各界自愿貢獻具有城市記憶價值的各類零散檔案資料，包括私人收藏的歷史文獻、家族建設相關記錄等，城建檔案管理機構將對自愿報送者給予適當表彰。

城市建設檔案的重要意義：

城市建設檔案是城市的“記憶庫”和“數(shù)據(jù)庫”，其保存意義早已超越單純的“記錄”功能，滲透到城市規(guī)劃、安全保障、文化傳承、治理升級等各個領域。它既是過往建設的“腳印”，也是未來發(fā)展的“指南針”，對實現(xiàn)城市可持續(xù)發(fā)展、提升居民生活質(zhì)量具有基礎性、戰(zhàn)略性作用。

第十條 ?收集要求。

（一）城鄉(xiāng)建設主管部門在辦理建設工程質(zhì)量安全監(jiān)督手續(xù)及核發(fā)建筑工程施工許可證時，應當向建設單位送達由城建檔案管理機構統(tǒng)一制作的《移交建設工程檔案告知承諾書》，明確建設工程檔案移交義務、操作規(guī)范以及相關業(yè)務咨詢對象，協(xié)助做好建設工程檔案收集工作。

（二）建設工程檔案應當按照國家有關規(guī)定進行整理，做到分類科學、組卷合理、編目準確、裝訂規(guī)范。工程竣工圖應當與工程實際情況相符，加蓋竣工圖章，并由施工單位技術負責人審核簽字。

（三）列入城建檔案接收范圍的建設工程，建設單位在組織竣工驗收前，應當提請城建檔案管理機構對工程檔案進行預驗收。預驗收不合格的，建設單位應當按照要求整改，重新申請預驗收。預驗收合格后，由城建檔案管理機構出具工程檔案認可文件。建設單位在取得工程檔案認可文件后，方可組織工程竣工驗收。 ???????????

第十一條 ?整理標準。

城建檔案整理應符合國家及地方相關標準規(guī)范，確保檔案材料齊全完整、內(nèi)容真實準確。

第四章 ?檔案的報送與接收

第十二條 ?報送主體與時間。

（一）建設工程檔案移交應當在工程竣工驗收備案前一次性移交，對建設周期長或在線上歸檔的建設工程，可以分階段驗收，分階段移交。

（二）地下管線普查、補測成果檔案，應當在普查、補測工作結束后3個月內(nèi)，同時向城建檔案管理機構報送紙質(zhì)檔案和電子檔案。

第十三條 ?報送要求。

（一）報送的城建檔案應當是原件，特殊情況下需要報送復印件的，應當注明原件存放處，并加蓋報送單位公章。

（二）報送的城建檔案應當符合國家和地方有關檔案整理的標準和規(guī)范，保證檔案的質(zhì)量。電子檔案須按國家電子檔案移交與接收標準規(guī)范進行組織，經(jīng)“四性”（真實性、完整性、可用性、安全性）檢測合格后，方可移交。

（三）建設單位向城建檔案管理機構移交工程檔案時，應當同時提交工程檔案移交書，明確移交檔案的內(nèi)容、數(shù)量、時間等事項，并由雙方簽字蓋章確認。電子檔案，報送時還需額外提交《電子檔案移交清單》，詳細明確電子檔案的內(nèi)容、格式、數(shù)量、檢測結果等信息。

第十四條 ?接收程序。

（一）城建檔案管理機構依法對報送驗收的工程檔案進行檢查、驗收，對符合要求的予以接收并出具憑證；對不符合接收要求的，告知整改內(nèi)容限期補充。接收電子檔案時，進行“四性”檢測，包括文件內(nèi)容原始性、元數(shù)據(jù)完整性、文件可用性和存儲安全性等。

（二）城建檔案管理機構建立檔案接收登記制度，詳細記錄檔案信息。電子檔案檢測合格后出具《電子檔案接收憑證》，納入管理系統(tǒng)。

第五章 ?檔案的保管與保護

第十五條 ?保管制度。

城建檔案管理機構應當建立健全檔案保管制度，加強檔案庫房管理，做好檔案的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防光、防塵、防污染等工作，確保檔案的安全。電子檔案保管要求如下：

（一）電子檔案應存儲在專用服務器或存儲設備中，嚴格設置訪問權限和操作日志，嚴禁擅自修改、刪除，保障電子檔案數(shù)據(jù)的原始性與安全性。

（二）實行電子檔案 “三套備份” 制度，即在線保存一套、本地離線存儲一套、異地離線存放一套，同時對備份介質(zhì)進行定期檢測和更新，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。

（三）針對重要電子檔案（如地下管線、歷史建筑檔案），必須進行異地容災備份，確保在遭遇災難等極端情況下數(shù)據(jù)能夠完整恢復，充分發(fā)揮電子檔案的價值與作用。

第十六條 ?檔案修復與搶救。

城建檔案管理機構應當定期對檔案進行檢查，對破損、變質(zhì)的紙質(zhì)檔案及時進行修復和搶救。

第十七條 ?信息化安全管理。

城建檔案管理機構應加強檔案信息化建設過程中的安全管理，通過采取有效的技術手段和管理措施，全面保障電子檔案在存儲、傳輸和使用環(huán)節(jié)的安全。

第六章 ?檔案的利用與服務

第十八條 ?利用制度。

城建檔案管理機構應建立健全檔案利用管理制度，明確檔案利用范圍、程序及方式，為社會公眾提供便捷高效的檔案利用服務。

第十九條 ?開放檔案。

城建檔案管理機構應依照國家相關規(guī)定，編制開放目錄，便于公眾查閱利用。電子檔案開放前全面核查內(nèi)容，徹底剔除敏感信息，確保開放內(nèi)容不損害國家利益、社會公共利益及他人合法權益。

第二十條 ?檔案技術咨詢與信息服務。

城建檔案管理機構根據(jù)相關法律法規(guī)及政策文件，開展向社會提供技術咨詢和信息服務工作。

第七章 ?監(jiān)督檢查與法律責任

第二十一條 ?監(jiān)督管理。

長垣市住房和城鄉(xiāng)建設局應當加強對本市城建檔案工作的監(jiān)督管理，定期對城建檔案管理機構、建設單位和其他有關單位的城建檔案工作進行檢查和指導，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題。

第二十二條 ?責任追究。

違反本辦法規(guī)定，有下列行為之一的，由長垣市住房和城鄉(xiāng)建設局責令限期改正；逾期未改正的，依照相關法律法規(guī)移交相關執(zhí)法部門予以處罰；構成犯罪的，依法追究刑事責任：

（一）建設單位違規(guī)行為

未組織工程檔案收集、整理、歸檔，或未按規(guī)定向城建檔案管理機構移交工程檔案；

未按規(guī)定移交電子檔案或移交的電子檔案不符合要求。

（二）勘察、設計、施工、監(jiān)理等單位違規(guī)行為

未按規(guī)定完成本單位工程文件的收集、整理和歸檔，或未及時向建設單位移交工程文件；

未按要求形成、移交電子文件。

（三）行業(yè)管理部門違規(guī)行為

有關部門及其工作人員有濫用職權、玩忽職守、徇私舞弊，造成檔案損失、泄露及其他違反城建檔案管理規(guī)定行為的，對其直接負責的主管人員和其他直接責任人員，依法給與處分；構成犯罪的，依法追究刑事責任。

第二十三條 ?信用管理。

對違反本辦法規(guī)定的單位和個人，依據(jù)《住房城鄉(xiāng)建設領域公共信用信息目錄（2024 版）》相關規(guī)定，將其不良行為信息納入信用管理體系，實施聯(lián)合懲戒。

第八章 ?附 ?則

第二十四條 ?施行日期。

本辦法自發(fā)布之日起施行。

第二十五條 ?解釋權。

本辦法由長垣市住房和城鄉(xiāng)建設局負責解釋。

相關鏈接：《長垣市城市建設檔案管理辦法》政策解讀

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